Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

Ylä-Savon Jousimetsästäjät ja -ampujat ry ("Yhdistys")

Y-tunnus: 2387002-5

Osoite: Rautavuorentie 80, 73120 Nerkoo

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa:
Yhdistyksen sihteeri, Anne Karttunen (karttunenanne8 (at) gmail.com)

Rekisterin nimi

Ylä-Savon Jousimetsästäjät ja -ampujat ry:n jäsenrekisteri. Rekisterissä ylläpidetään Yhdistyksen jäsenten ("Rekisteröity") tiedot. Seloste on laadittu 22.03.2025 ja päivitetty 30.03.2025.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Jäsenluettelon ylläpitäminen

• Jäsenmaksujen käsittely

• Yhteydenpito ja viestintä

• Tapahtumien järjestäminen

• Yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Lakisääteinen velvoite: Yhdistys käsittelee Rekisteröidyn henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

Oikeutettu etu: Yhdistyksen oikeus käsitellä Rekisteröidyn henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

Sopimus: Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun Rekisteröity ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.

Suostumus: Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos Rekisteröidyn kuva tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille.

Rekisterin tietosisältö

Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa ja Yhdistyksen toimintaa varten Rekisteröidystä kerätään rekisteriin seuraavat tiedot:

• Nimi

• Kotipaikkakunta

• Lähiosoite

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Syntymäaika

• Jäsennumero

• Metsästäjänumero

• Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

• Rekisteröidyn erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä

• Rekisteröidyn maksuihin liittyvät tiedot

• Muut yhdistyksen toiminnan kehittämisen kannalta tarvittavat tiedot (eritelty tarkemmin jäsenhakemuksessa)

Henkilötietojen vastaanottaja

Henkilötietoja vastaanottaa hakemuksen yhteydessä Yhdistyksen sihteeri.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Yhdistys säilyttää Rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenten henkilötietoja säilytetään 365 päivän ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitolain osoittaman kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti Rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään lukitussa paperisessa arkistossa, johon on pääsy vain jäsenasioita käsittelevillä Yhdistyksen henkilöillä.

Mahdollisten kilpailijavakuutusten hankinnan tapahtuessa seuran puolesta seura luovuttaa tarpeelliset tiedot Suomen Maastojousiammuntaliitolle (FFAA) joka säilyttää tiedot omien käsittelyohjeistuksiensa mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

• Paperinen aineisto: paperiset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa joihin on asiattomilta pääsy estetty.

• Digitaalinen aineisto: Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Ainoastaan niillä Yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pääsyyn häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun Rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos Rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan Rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitys postitse tai sähköpostitse.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan Rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla ja ehdoilla.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla ja ehdoilla.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä, voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla ja ehdoilla.

Oikeus peruuttaa suostumus

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, on Rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa, voimassa olevan lain mukaisesti ja ehdoilla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle voimassa olevan lain mukaisesti, jos Rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu Rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää edellä kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla Yhdistyksen sihteerille tai postitse Yhdistyksen osoitteeseen.

Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Yhdistyksen puheenjohtajalle tai Yhdistyksen sihteerille.